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Admin Officer (Wuhan)

Wuhan , China

Ref#: 19029098

Date published: 7-Aug-2019

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概述

武汉行政主任的首要任务和职责是为本地办事处就运营和行政管理相关的所有问题提供协助。

行政主任的主要任务和职责:
I.按照区域运营战略、本地业务需求和公司政策,协助本地办事处财务经理为本地办事处提供运营和行政管理服务。
II.针对所有运营和行政管理相关的问题,为部门主管和普通员工提供咨询服务。
III.负责联络本地办事处的接待员、清洁工、司机、茶水间助理、送信员;本地办事处的人事和共享服务团队;其他地点的行政主任;本地办事处的普通员工。

主要职责 
一般行政管理和运营:
•电话:监督和检查电话线路、IDD合同、电话会议安排;更新本地办事处人员的手机/PDA收费优惠价;
•办公文具:与部门秘书和支持人员联络办公文具供应、名片请求事宜;管理供应商并在适当时提出更改建议;
•办公设备: 审核所有机器(如传真机、复印机、扫描仪、碎纸机、装订机、打印机等)的维护和保养合同;定期安排保养和维修;在适当时提议替换或更新机器;就所有设备的使用安排秘书和支持人员进行培训;
•差旅和住宿:进行本地酒店的实地调查,从中选择合适的酒店,并及时更新酒店费率;安排新员工或来访人员的酒店住宿;监督代理公司的服务并在适当时提出建议;
•公司用车:维护车辆用途、燃料消耗、维修需求及维修历史方面的记录;安排泊车位和快易通(Autotoll)标号;按要求审核公司用车合同及续约; 
•订车和订房:管理并组织订车安排和会议室安排,包括请柬、出席人员名单和餐饮(如有需要); 
•清洁:每月对本地办事处进行彻底清洁,每季度安排病虫防治和地毯清洁工作; 
•维护:在需要时安排建筑管理的维护巡修; 
•邮件和快递:监督国内外快递服务及用途,包括内部送信员服务的效率; 
•空间管理:协助进行办公楼布局、内部翻新和装修、设计发布,及与服务商协调;
•仓储:确保定期清理内部仓储区域;联络秘书和支持人员将旧文档存放到外部仓储设施;安排仓储供应商,提供和收集纸板箱,并核查相关的请求; 
•帐户维护:按照本地办事处各部门和MD 的要求安排定期递送和保养花草、报刊杂志;更新政府服务申请,如土地查册,公司年检等;
•供应商和合同:向OM 提出服务商、供应商和维护合同的建议,在适当时建议加以改进或更改。
•活动管理:协助开展办公楼活动,如每月的办公楼茶会、圣诞聚会等 – 联络企业传讯部和本地办事处社会委员会;
•及时、专业地回答所有员工的询问,在需要时提交给内部专家。

文档和资讯管理:
•维护并向本地办事处分发电话簿;
•维护并更新本地办事处内部的布告栏;
•编写和分发本地办事处每日出勤记录和放假时间表;
•协助向本地办事处的所有员工及时传达重要通知,包括管理层的公告。

招聘和离职过程: 
•对初步入选者的秘书、行政管理和支持作用组织评估测试;
•准备新员工到职套件,包括雇员手册和办公楼门禁卡;
•组织并及时地为所有新员工安排工作区、办公文具、名片并满足他们的 IT需求;
•组织并协助完成所有新员工的入职培训事宜;
•回收现有员工持有的公司资产,如手机、门禁卡、钥匙、信用卡、电子标签、便携式电脑、软件、名片、商业保险医疗卡等,以及属于CBRE的所有清单、档案、函件、记事本、 文件和其他资产。 
培训及发展(T&D):
•联络大中华区T&D组织本地办事处内外部的培训讲座;
•协助建立和协调本地办事处的培训课程,包括预订和布置会议室,协助发请柬和出席人员名单,在需要时提供餐饮;
•在需要时协助提供并组织培训活动的外部会场。

合规和守法:
•熟悉并遵守政策与程序手册和雇员手册中列出的所有公司政策;协助本地办事处的员工了解并遵守公司政策。
•协助维护所有执照和公司保险政策,确保其符合本地法规的规定。

公司计划:
•发挥业务知识,协助改进环境问题和履行企业社会责任。

一般事务:
•按要求,协助其他行政管理项目工程和计划;
•执行你的经理下达的其他任务。
 
要求
必要的知识和技能
•具有流利的英语和中文(粤语和/或普通话)的口语和书面表达能力;
•以客户为本,高度审慎正直,且以客户为重,有能力针对运营问题提出相关建议;善于聆听,主动跟进,积极满足客户需求,能管理多个项目工程并保守机密;
•组织性强,有较强的行政管理和物流技能,对细节敏锐,灵活机智,能适应重点事项的不断变化;
•逻辑思维能力强,掌握创新、分析和问题解决技巧;
•能够与组织内部各层进行沟通交流,具备良好的口头和书面表达能力;
•能够作为行政管理团队的一份子展开工作,与同事相处融洽,善于团队合作;
•有能力计划并组织自己的活动,以便及时、准确、高效地提交所要求的工作;
•基本了解雇佣法规(特别是有关公平、人道地对待所有雇员)、本地和区域性政策及法规要求;
•能够熟练操作Office办公软件,特别是Word、Excel和Outlook; 
•能够适应弹性工作时间。

经验和资质
•具有行政管理、会计、管理或相关专业大学本科学历;
•具备至少3年在大型办公楼提供行政、运营、办公室管理或人事部相关经验;
•在跨国公司和/或多元文化环境中工作过; 
•有房地产行业从业经验者优先