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Admin Officer (Shenzhen)

Shenzhen , China

Ref#: 19030101

Date published: 16-Aug-2019

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概述
不动产管理部行政助理的主要任务和职责:
I.担当资深董事的私人秘书,就所有秘书、行政管理和文书事宜提供支持。
II.监督和协助资深董事委派的所有特别项目,包括协助部门管理人员执行此类项目。
III.执行资深董事或者高级管理层不时下达的其他任务。


主要职责:
1)作为不动产管理部的行政助理,你需要按资深董事的要求以及其他部门管理人员的不时要求来完成秘书、文书和行政管理工作。此类服务包括:
a)键入、速记和录音键入日常函件、报告和其他文档。
b)代表资深董事和其他部门管理人员接听电话。包括传递信息并在适当时执行或跟进此类信息,以及在需要时召集电话会议。
c)代表资深董事和/或部门接收、分拣和跟进日常邮件。 
d)制作建议书、报告和其他文档。
e)代表资深董事独立负责函件来往。
f)整理和装订报告、提交资料和其他文档。
g)代表资深董事安排任命,包括所有必需的准备工作与后续工作。
h)会议安排,在会议前后联络客户和其他员工,会议室布置和任何所需的餐饮安排。
i)管理和维护一个最新的客户联系数据库(Outlook,RECD等)。
j)代表资深董事管理日志。
k)为资深董事安排出差及本地交通。包括策划旅行日程和会议行程,整理报告、文档、董事会文件、日程安排和商务旅行需要的名片,以及处理护照签证,向旅行社订购机票,准备任务所需的款项和资金
l)编制差旅费和其他费用报销单,筹备必需的后续工作。 
m)做会议记录,打印记录,确保必要的后续工作。
n)按要求,开展基础研究与询问
o)存档并管理最新且可用的存档系统。
p)维护计算机生成文档的备份副本系统。  
q)编辑和分发邮箱投递材料。
r)制作表单、复印、数据录入、发送传真。
s)排除设备和系统方面的问题。
t)执行Power Point和营销展示。

2)协助资深董事和部门管理人员执行特别项目。包括协调其他项目,组织会议和社会活动,协调整理项目招投标或财务数据,制作项目扫投标书,采购产品,选择承包商,负责改造工程。

3)执行资深董事下达的其他任务或项目。  

要求
作为行政助理,你要负责不动产管理部内的秘书和支持工作。除为资深董事提供重要的秘书和后备支援外,你还在协助部门管理人员进行不动产管理部的日常运营和执行部门项目中发挥重要作用。该职位要求具备良好的秘书技能、组织与监督能力、处理人际关系的能力和服务态度,成熟稳重、积极主动、有判断力。要胜任这项工作,你必须具备以下条件:
•具有流利的英语和中文(粤语)的口语和书面表达能力,能用普通话进行对话。
•具有能够胜任本职位工作的必要秘书技能和计算机技能。你必须有能力不断更新自身的秘书及IT技能,以跟上这些领域的发展。
•具有良好的服务态度,即服务意愿。
•具备监督和领导能力。
•具备优秀的电话礼仪和处理人际关系的能力,特别是能够领导并参与部门的秘书工作。
•能够操作电话系统指南中列出的电话系统的大部分功能,并相应地指导基层支持人员。